Votre conducteur de travaux achète avant l'approbation du bon de commande. Réparez le système, pas l'homme
Un responsable d'une entreprise de rénovation commerciale a raconté sur r/ConstructionManagers, sur Reddit, que le conducteur de travaux de la société achète souvent du matériel, par exemple 700 dollars de fournitures électriques, avant l'approbation des bons de commande et envoie les reçus ensuite. Deux sociétés qui conçoivent des circuits d'approbation estiment que la cause est souvent un processus plus lent que le chantier.
Le conducteur de travaux achète pour que l'équipe ne reste pas les bras croisés, explique le message, et le travail avance. Les dégâts apparaissent dans les comptes. Un achat sans bon de commande n'est pas enregistré comme engagement sur le chantier, et le chef de projet ne le découvre qu'à l'arrivée d'un reçu ou d'une facture. Workflow Automation Pro, qui met en place des circuits d'approbation pour les entreprises du bâtiment, décrit le même schéma : du matériel pris en compte chez le fournisseur sans numéro de commande, un contrôle budgétaire après la dépense et des validations par SMS introuvables plus tard lors d'un litige sur des retenues.
Michael Loizias, cofondateur de StoneRise, éditeur britannique de logiciels d'achat, a écrit que dans une entreprise précédente, la moitié du personnel de terrain ignorait la règle écrite des bons de commande, car chaque bon exigeait des formulaires, plusieurs signatures et jusqu'à 48 heures d'attente. Une fois le processus refait pour qu'un bon puisse être émis depuis un téléphone en deux minutes environ, le taux de respect est passé de 50 % à 98 % en trois mois, selon lui. Dans ses paliers d'approbation, les petites commandes sont validées automatiquement ou par le chef d'équipe en moins d'une heure, et les commandes moyennes par le chef de projet en moins de quatre heures.
La matrice type de Workflow Automation Pro permet au chef d'équipe de lancer tout de suite une commande jusqu'à 500 dollars imputée à un chantier et un poste de coût, et confie au conducteur de travaux ou au chef de projet les montants de 500 à 2 500 dollars, validés le jour même avec le solde du poste affiché à l'écran. Les urgences ont leur propre circuit : le conducteur de travaux émet un numéro provisoire avec une photo du problème, et la commande est revue le lendemain matin. Les fournisseurs proposent aussi des outils. Le programme Pro Xtra de Home Depot permet à une entreprise d'approuver par SMS l'achat d'un salarié en magasin et de voir ce qui a été acheté. StoneRise conseille de compter les bons établis après coup et de les maintenir sous 5 % des commandes. Au-delà, selon l'éditeur, le processus est trop lent.
Pourquoi c’est important : Les achats de chantier hors bons de commande masquent les coûts engagés et peuvent noyer des travaux modificatifs dans les frais généraux. Donnez au conducteur de travaux un plafond en dollars lié à un poste de coût, fixez une validation dans la journée et comptez les bons établis après coup.
Sources
- How to Create an Effective Construction Purchase Order ProcessStoneRise, 2 mars
- Purchase Order Approval Workflow for ContractorsWorkflow Automation Pro, 7 août
- Our superintendent is buying materials before the PO gets approvedReddit r/ConstructionManagers, 28 oct.