Ваш виконроб купує матеріали до схвалення замовлення. Лагодьте систему, а не виконроба

Виконроб купує, щоб бригада не простоювала, ідеться в дописі, і робота йде. Шкода видна в обліку. Покупка без замовлення не рахується зобов'язанням за об'єктом, і керівник проєкту дізнається про неї, лише коли надходить чек чи рахунок. Workflow Automation Pro, яка налаштовує системи погодження для підрядників, описує ту саму картину: матеріал беруть у кредит на складі без номера замовлення, бюджет перевіряють уже після витрати, а погодження дають у листуванні, яке потім не знайти під час суперечки про відрахування.

Майкл Лоізіас, співзасновник британської компанії StoneRise, що робить програмне забезпечення для закупівель, написав, що на його попередній роботі половина майданчика ігнорувала письмове правило про замовлення: оформлення потребувало бланків, кількох підписів і до 48 годин очікування. Коли процес перебудували так, щоб замовлення можна було оформити з телефона приблизно за дві хвилини, дотримання правила за три місяці зросло з 50% до 98%, пише він. У його схемі дрібні замовлення погоджуються автоматично або бригадиром протягом години, середні керівником проєкту протягом чотирьох годин.

У прикладній матриці Workflow Automation Pro майстер сам випускає замовлення до $500 за об'єктом і статтею витрат, а виконроб або керівник проєкту погоджує суми від $500 до $2500 того ж дня, бачачи на екрані залишок за статтею. Для термінових випадків окремий порядок: виконроб видає тимчасовий номер із фотографією проблеми, а замовлення перевіряють наступного ранку. Свої інструменти мають і постачальники. Програма Pro Xtra від Home Depot дає змогу компанії схвалити покупку працівника в магазині через SMS і побачити список купленого. StoneRise радить рахувати замовлення, оформлені заднім числом, і тримати їх нижче 5% від усіх. Якщо частка вища, процес надто повільний.