Ваш прораб покупает материалы до одобрения заказа. Чините систему, а не прораба

Прораб покупает, чтобы бригада не простаивала, говорится в посте, и работа идёт. Ущерб виден в учёте. Покупка без заказа не числится обязательством по объекту, и руководитель проекта узнаёт о ней, только когда приходит чек или счёт. Workflow Automation Pro, которая настраивает системы согласования для подрядчиков, описывает ту же картину: материал берут в кредит на складе без номера заказа, бюджет проверяют уже после траты, а согласования дают в переписке, которую потом не найти при споре о вычетах.

Майкл Лоизиас, сооснователь британской компании StoneRise, которая делает софт для закупок, написал, что на его прежней работе половина площадки игнорировала письменное правило о заказах: оформление требовало бланков, нескольких подписей и до 48 часов ожидания. Когда процесс перестроили так, чтобы заказ можно было оформить с телефона примерно за две минуты, соблюдение правила за три месяца выросло с 50% до 98%, пишет он. В его схеме мелкие заказы согласуются автоматически или бригадиром в течение часа, средние руководителем проекта в течение четырёх часов.

В примерной матрице Workflow Automation Pro мастер сам выпускает заказ до $500 по объекту и статье затрат, а прораб или руководитель проекта согласует суммы от $500 до $2500 в тот же день, видя на экране остаток по статье. Для срочных случаев отдельный порядок: прораб выдаёт временный номер с фотографией проблемы, а заказ проверяют на следующее утро. Свои инструменты есть и у поставщиков. Программа Pro Xtra от Home Depot позволяет компании одобрить покупку сотрудника в магазине по SMS и увидеть список купленного. StoneRise советует считать заказы, оформленные задним числом, и держать их ниже 5% от всех. Если доля выше, значит, процесс слишком медленный.