Seu mestre de obras compra material antes de o pedido ser aprovado. Corrija o sistema, não o mestre
Um gestor de uma empresa de reformas comerciais contou no r/ConstructionManagers, do Reddit, que o mestre de obras da obra compra material com frequência, como US$ 700 em itens elétricos, antes da aprovação da ordem de compra e manda os recibos depois. Duas empresas que criam sistemas de aprovação dizem que a causa costuma ser um processo mais lento que a obra.
O mestre de obras compra para a equipe não ficar parada, diz o post, e o serviço anda. O estrago aparece na contabilidade. Uma compra sem ordem não vira compromisso contra a obra, então o gerente do projeto só fica sabendo quando chega um recibo ou uma fatura. A Workflow Automation Pro, que monta sistemas de aprovação para construtoras, descreve o mesmo padrão: material retirado na conta do fornecedor sem número de pedido, conferência do orçamento depois que o dinheiro já saiu e aprovações dadas por mensagem que ninguém encontra mais tarde numa disputa de descontos.
Michael Loizias, cofundador da StoneRise, empresa britânica de software de compras, escreveu que, numa empresa anterior, metade do pessoal de campo ignorava a regra escrita de ordens de compra porque cada ordem exigia formulários, várias assinaturas e até 48 horas para sair. Depois que o processo foi refeito para permitir abrir uma ordem pelo celular em cerca de dois minutos, a adesão subiu de 50% para 98% em três meses, segundo ele. Nas faixas de aprovação que ele propõe, pedidos pequenos são aprovados automaticamente ou pelo encarregado em até uma hora, e os médios pelo gerente do projeto em até quatro horas.
Na matriz de exemplo da Workflow Automation Pro, o encarregado libera na hora pedidos de até US$ 500 vinculados à obra e ao centro de custo, e o mestre de obras ou o gerente aprova de US$ 500 a US$ 2.500 no mesmo dia, vendo na tela o saldo restante do centro de custo. Emergências têm um caminho próprio: o mestre de obras emite um número provisório com uma foto do problema, e o pedido é revisado na manhã seguinte. Os fornecedores também oferecem controles. O programa Pro Xtra, da Home Depot, permite que a empresa aprove por mensagem de texto a compra de um funcionário na loja e veja o que foi comprado. A StoneRise sugere medir as ordens feitas depois da compra e mantê-las abaixo de 5% do total. Um índice maior, segundo a empresa, mostra que o processo está lento demais.
Por que importa: Compras de campo fora do sistema de ordens escondem custos comprometidos e podem enterrar serviços de aditivo nas despesas gerais. Dê ao mestre de obras um limite em dólares ligado a um centro de custo, defina aprovação no mesmo dia e conte quantas ordens são feitas depois da compra.
Fontes
- How to Create an Effective Construction Purchase Order ProcessStoneRise, 2 de mar.
- Purchase Order Approval Workflow for ContractorsWorkflow Automation Pro, 7 de ago.
- Our superintendent is buying materials before the PO gets approvedReddit r/ConstructionManagers, 28 de out.