Tu superintendente compra antes de que se apruebe la orden de compra. Arregla el sistema, no a la persona

El superintendente compra para que la cuadrilla no se quede parada, decía el post, y el trabajo sale. El daño aparece en la contabilidad. Una compra sin orden no queda como compromiso contra la obra, así que el gerente del proyecto se entera solo cuando llega un recibo o una factura. Workflow Automation Pro, que arma sistemas de aprobación para contratistas, describe el mismo patrón: material retirado a crédito en la ferretería sin número de pedido, revisiones del presupuesto después de gastado el dinero y aprobaciones por mensaje de texto que nadie encuentra después en una disputa por cargos.

Michael Loizias, cofundador de StoneRise, empresa británica de software de compras, escribió que en una empresa anterior la mitad del personal de campo ignoraba la regla escrita de órdenes de compra porque cada orden exigía formularios, varias firmas y hasta 48 horas para aprobarse. Cuando se rehízo el proceso para que una orden pudiera levantarse desde el celular en unos dos minutos, el cumplimiento subió de 50% a 98% en tres meses, según escribió. En sus niveles de aprobación, los pedidos chicos se aprueban automáticamente o por el jefe de cuadrilla en menos de una hora, y los medianos por el gerente del proyecto en menos de cuatro horas.

La matriz de ejemplo de Workflow Automation Pro permite que el capataz libere al momento pedidos de hasta 500 dólares cargados a una obra y un centro de costos, y que el superintendente o el gerente apruebe de 500 a 2,500 dólares el mismo día con el saldo restante del centro de costos en pantalla. Las emergencias tienen su propio carril: el superintendente emite un número provisional con una foto del problema y el pedido se revisa a la mañana siguiente. Los proveedores también ofrecen controles. El programa Pro Xtra de Home Depot permite a una empresa aprobar por mensaje de texto la compra de un empleado en la tienda y ver lo que se compró. StoneRise sugiere medir las órdenes levantadas después de la compra y mantenerlas por debajo de 5% del total. Una tasa más alta, dice, indica que el proceso es demasiado lento.