Posé mais pas facturé : pourquoi votre rapport WIP affiche une surfacturation qui n'existe pas

La plupart des entreprises qui comptabilisent le chiffre d'affaires à l'avancement utilisent la méthode coût sur coût. Le pourcentage d'avancement est le coût engagé divisé par le coût total estimé, le chiffre d'affaires acquis est ce pourcentage multiplié par le montant du marché, et tout ce qui est facturé au-delà est une surfacturation, inscrite au passif. Le coût engagé est la seule colonne qui dépend de papiers venus d'ailleurs et arrivés à temps, note Corpay, qui vend des logiciels de comptabilité fournisseurs, dans son guide des rapports WIP.

Prenons un marché de 1 million de dollars avec un coût estimé de 800 000 dollars. En fin de mois, l'équipe a réalisé 500 000 dollars de travaux et la situation de travaux a facturé 650 000. Si une facture fournisseur de 100 000 dollars pour du matériau posé n'est pas comptabilisée, le grand livre affiche 400 000 : 50 % d'avancement, 500 000 acquis et 150 000 surfacturés. Comptabilisez la facture et le chantier passe à 62,5 % d'avancement, avec 625 000 acquis et 25 000 surfacturés.

Les factures en retard arrivent le mois suivant, le coût bondit et un chantier où rien n'a mal tourné semble perdre de la marge. Corpay qualifie ce motif en dents de scie de schéma qu'il voit le plus souvent dans l'historique WIP des entreprises et estime que des variations de marge de plus de deux points sans explication sur le terrain tiennent en général à un manque de rigueur dans les provisions. Cela se voit de l'extérieur. Les garants de cautionnement cherchent l'érosion de marge dans le tableau, et les banques lisent la surfacturation comme de l'argent qui revient à des travaux encore dus.

Le remède est une procédure de clôture. Corpay recommande une provision permanente pour le matériel reçu non facturé, le pointage des bons de commande ouverts avec les bons de livraison avant la clôture, et la confirmation par les chefs de projet de l'avancement des sous-traitants à date fixe chaque mois, sans attendre leur facture. Le blog The WIP Report décrit l'écriture : inscrire le coût attendu en charges à payer, l'extourner quand la vraie facture est comptabilisée pour ne pas compter le coût deux fois, et tenir un registre des provisions par chantier, fournisseur, date et montant.