Instalado pero sin factura registrada: por qué su reporte WIP muestra una sobrefacturación que no existe

La mayoría de los contratistas que reconocen ingresos por porcentaje de avance usan el método costo a costo. El porcentaje de avance es el costo a la fecha dividido entre el costo total estimado, el ingreso devengado es ese porcentaje por el monto del contrato, y lo que se haya facturado por encima es sobrefacturación, registrada como pasivo. El costo a la fecha es la única columna que depende de que los papeles de otros lleguen a tiempo, señala Corpay, que vende software de cuentas por pagar, en su guía sobre reportes WIP.

Tome un contrato de 1 millón de dólares con un costo estimado de 800,000 dólares. Al cierre de mes, la cuadrilla tiene 500,000 dólares de trabajo ejecutado y la estimación de cobro ya facturó 650,000. Si una factura de proveedor de 100,000 dólares por material instalado no se ha registrado, el libro muestra 400,000: 50% de avance, 500,000 devengados y 150,000 sobrefacturados. Registre la factura y la obra queda en 62.5% de avance, con 625,000 devengados y 25,000 sobrefacturados.

Las facturas atrasadas entran al mes siguiente, el costo se dispara y una obra donde nada salió mal parece perder margen. Corpay llama a ese diente de sierra el patrón que más ve en el historial de WIP de los contratistas y dice que las oscilaciones de margen de más de un par de puntos sin explicación en obra suelen deberse a falta de disciplina en las provisiones. Afuera lo notan. Las afianzadoras buscan en el reporte la erosión del margen, y los bancos ven la sobrefacturación como dinero que pertenece a trabajo todavía pendiente.

La solución es una rutina de corte. Corpay recomienda una provisión permanente para material recibido y no facturado, revisar las órdenes de compra abiertas contra las remisiones antes del cierre y que los gerentes de proyecto confirmen el avance de los subcontratistas en una fecha fija cada mes, sin esperar la factura del subcontratista. El blog The WIP Report describe el asiento: registrar el costo esperado como pasivo provisionado, revertirlo cuando se registre la factura real para no contar el costo dos veces y anotar cada provisión por obra, proveedor, fecha y monto.